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豪門婚禮背後的精準管理學

以何奕佳的婚禮為例,就耗費五個月的籌備、上百道菜的試吃,更遠從荷蘭、泰國調齊各類花材,當天現場動員近兩百名工作人員、十名廚師,最後還以一本厚達三十頁的工作手冊,串起每分鐘的細節。 【場面掌控:分色分時,確保花開九分大】 黃與橘,是何奕佳與先生的幸運色,為了讓這場婚禮,從觸覺、嗅覺、聽覺、味覺、視覺都洋溢著「甜蜜黃、幸福橘」的感覺,何家特別找來花藝設計師齊云擔任統籌。 齊云從一個星期前,就根據花朵特性,分批準備迎春花、綠雪球、萬代蘭。但台北氣候不穩,時而豔陽高照,時而綿綿細雨。為了控制花朵的綻放程度,齊云常常半夜搬著花進進出出,天氣一冷就緊閉窗戶、開燈,延長花朵的受光時間以補足溫差;室內一熱,就必須把花朵一盆一盆搬到室外,或為花開電風扇,免得花開太快。「我要確保花開到九分大」,因為開到十分易爛,八分又太小。 而為了何壽川夫人張杏如一句「現場所有都要很fresh」,布置會場用的金桔,是從宜蘭整株買來,特別挑選八分熟果實,要使用時才從樹枝上摘下,以確保果實以最新鮮的方式呈現。 新娘捧花,則前後試了四次,從十一種不同的款式中,挑選出來。製作捧花的最大難度,在於讓捧花的每一個角度都呈現「甜蜜黃、幸福橘」的純色,因此,必須將六種不同花材分解,去除漸層顏色,取出純黃、純橙的部分組合。而最後的五朵蘭花主角,則從台南、桃園、陽明山採購而來的一百株嘉得利雅蘭中,挑選得來。這個工程足足花了一個星期才完成。 【餐飲安排:開會定菜單,設計體貼入微】 在食材方面,如何做出「好吃、創意、優雅、簡單」的有機料理,並不是那麼容易。 於是,一個由新人、雙方父母共六至八人組成的試吃小組,幾乎吃遍北台灣的主要飯店,最後,從晶華酒店嚴選日式、廣式、義式、新加坡料理的師傅共十名,前後試吃了三次,從食材烹調、溫度到擺設方式,不厭其煩一次又一次開會協調。 除了食材本身要好外,切工、色澤、大小、餐具都是關鍵。例如,在這場雞尾酒宴中,貴婦人手腕勾著皮包、手上戴著精緻珠寶,要讓餐點可以送進她們半張的嘴,口紅不掉色、吃相優雅,就必須將每道食物裁切成為長寬各一‧五公分到兩公分的大小。甚至,連迷你漢堡的直徑也是兩公分,讓賓客一口就可以咬定。 顧慮到賓客使用叉子可能因手上抹護手霜、以致手部濕滑拿不住,餐具更捨棄鐵及塑膠材質,而找了近兩萬根,不會扎手的竹籤,一根一根串起食物,然後在底部打結。此外,盤子也必須輕、淺、小,才不會增加站著用餐的賓客負擔。 【迎賓調度:動員兩百人,精準以分鐘計】 食物的樣式敲定後,更大的難題來了。中山堂「不能有火」,也就是現場禁止烹調食物,必須在飯店煮好後直接運到現場。因此,什麼時候開始烹煮,食物的口感最佳、入口溫度適中、顏色鮮豔等等,對廚師是一大挑戰。為此,晶華酒店四處借調了十輛動輒數百萬元的食物保溫車,由負責烹煮的師傅隨車看顧,直接從飯店運到中山堂。 在外場部分,婚禮當天,中山堂現場配置了接近兩百個工作人員,隨時掌控狀況。場面之浩大,幾乎是一般婚禮的兩倍。 婚禮的所有準備工作,都詳列在三十頁的工作手冊裡,這本工作手冊有如工廠生產排程般精準,每分鐘、每個人的位置、動作都相當清楚。喜帖寄發後,由四個專人聯絡賓客,確認婚禮當天停在哪個停車場第幾個停車格。甚至,中山堂附近所有停車場的價位、從停車場到中山堂的時間、動線,也清楚列出,包括司機誤餐費的簽收流程。 【服務要求:接待人員,需認得四成客人】 另一端,曾繁城轄下的工作人員也沒閒著。台積電公關部門調動一半的人力,早上八點就開車北上到台北,全程坐在入口招待處接待。一疊厚厚的賓客入座席次表,依公司別、桌別分門別類地歸納好,以便第一時間幫貴客找出入座桌別。 為了怕貴客被蜂擁而至的媒體打擾,台積電公關部門特別在這場婚宴外邊,再闢一間別室,先是舉辦小型記者會滿足媒體詢問需求,既而約束媒體的活動範圍。這樣,滿足媒體不可避免的採訪需求,又保全了貴客們要求的隱私。 「豪門婚禮要的就是與眾不同!」辦過多場豪門婚宴的萊閣國際婚禮顧問執行長魏瑄說。從賓客接待、桌牌、桌次的安排,都是學問。甚至,主桌與舞台的距離要抓得精準,桌子與桌子的間距,必須容納「椅子拉出來後、兩個人能通過」,也都是經過精心計算。專業的接待人員還要預做功課、上網搜尋資料,現場必須認出至少四成的客人臉孔,才不會讓客人覺得被冷落。 何壽川與曾繁城,一個是傳統產業大老,一個是科技新貴,兩場婚禮各有特色,不但在細節處顯示主人的用心,又不落俗套。
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